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1/ Comprendre votre espace employeur

Pour votre première connexion, vous avez besoin :
- du numéro de Siret de votre entreprise
- du numéro de contrat
- de votre email
Si vous avez des difficultés pour vous connecter, contactez votre service de gestion.

Pour habiliter un utilisateur supplémentaire à l’Espace Employeur, vous devez créer son compte dans la rubrique « Vos informations », « Mes utilisateurs ». Vous renseignez son prénom, nom et adresse mail. Lorsque vous validez, un email est envoyé à cet utilisateur, qui doit se connecter via le lien inséré dans l’email qu’il reçoit pour confirmer la demande.
Vous pouvez créer autant de comptes utilisateurs que vous le souhaitez.

En tant qu’administrateur, vous pouvez donner différents droits d’utilisation à vos utilisateurs.
Habilitation sur certains sites ou établissement (SIRET), sur certains contrats, certaines populations et par type acte.
Pour donner les droits d’utilisation à votre utilisateur, cliquez sur la « roue dentée » dans la colonne « habilitation », et cochez le type d’habilitation que vous souhaitez lui octroyer.

Votre entreprise dispose de plusieurs sites ou établissements, qui ont chacun un SIRET dédié.
Vous pouvez en tant qu’administrateur de la maison mère, souscriptrice du contrat Prévoyance collective, déléguer certaines tâches administratives à un ou plusieurs collaborateurs sur l’Espace Employeur. C’est l’utilisation de la fonctionnalité « Multi-établissement ».
Vous pouvez déléguer à un ou plusieurs collaborateurs :
- La mission de compléter les arrêts de travail
- L’administration et/ou le paiement des appels de cotisation.
Vous pouvez les habiliter à remplir ces fonctions sur un ou plusieurs sites.
Cette fonctionnalité est accessible dans la rubrique « Vos informations », « Mes utilisateurs ».

En activant votre compte Espace Employeur, et après avoir accepté l’envoi de notifications, vous êtes informé(e) par mail lorsqu’un arrêt de travail est à compléter. Il vous suffit de vous connecter sur votre Espace Employeur et de compléter l’arrêt de travail en joignant les pièces justificatives. Rubrique « Déclarer un arrêt de travail ».

Lors de la souscription, vous avez signé un mandat SEPA pour autoriser le prélèvement automatique. En cours de contrat, vous pouvez modifier les comptes que vous avez renseigné pour le versement de vos prestations (indemnités journalières) et celui pour le paiement de vos cotisations. Pour modifier un compte, allez dans la rubrique « Consulter vos informations », puis « Coordonnées bancaires », « Modifier ». Renseignez le nouvel IBAN et téléchargez-le en pièce jointe, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Vous êtes expert-comptable et l’entreprise pour laquelle vous travaillez vous a donné les droits d’accès à l’Espace Employeur.  La rubrique « Gérer mes entreprises » vous est dédiée. Vous retrouvez toutes les entreprises souscriptrices d’un contrat de prévoyance collective.  Lorsque vous cliquez sur l’une d’elles, vous avez accès à l’ensemble des appels de cotisation la concernant.

Lorsque vous créez un nouvel utilisateur à l’Espace Employeur, un e-mail lui est envoyé avec un lien afin qu’il valide son accès. Pour des raisons de sécurité, ce lien n’est valide que 48h après son envoi. Si votre collaborateur n’a pas validé à temps ce lien, il peut demander le renvoi du mail à notre service de gestion.

Dans la rubrique « Mes informations », vous avez la possibilité de « Gérer vos établissements », c’est-à-dire des de consulter l’ensemble des établissements ou sites dont les salariés sont couverts par votre contrat de prévoyance collective. C’est ce qu’on appelle la fonctionnalité « Multi-établissements ».

Vous avez la possibilité de rajouter un établissement ou un site avec son numéro SIRET.

2/ Suivre vos cotisations

La rubrique « Suivre vos cotisations » vous permet de retrouver tous vos appels de cotisations, ainsi que les récapitulatifs annuels de paiement sur les deux dernières années. Il vous suffit de télécharger le document dont vous avez besoin.

Vous pouvez ajouter un compte pour les prélèvements de cotisation ou pour le versement des prestations. Allez dans la rubrique « Consultez vos informations », puis « Coordonnées bancaires ». Renseignez l’IBAN du compte à ajouter, puis téléchargez le RIB/IBAN en pièce jointe, cliquez sur « Enregistrer ».

Vous pouvez payer vos cotisations en ligne. Quand un avis d’appel est à régler, vous recevez une notification par e-mail. Pour payer en ligne, allez dans la rubrique « Suivre vos cotisations », cliquer sur « Payer », puis validez l’autorisation de prélèvement. 

3/ Effectuer vos demandes d'indemnisation

Votre Espace Employeur vous permet de déclarer/compléter les arrêts de travail de vos salariés. Vous devez impérativement déclarer/compléter l’arrêt de travail du salarié quel que soit le nombre de jours d’arrêt.
Lorsqu’un arrêt de travail est à compléter, vous recevez une notification par mail. Allez dans la rubrique « Déclarer un arrêt de travail », recherchez le salarié avec les deux premières lettres de son nom, renseignez les montants de salaire demandés, (deux chiffres après la virgule), téléchargez les bulletins de salaire puis validez.
Attention, si votre entreprise n’est pas adhérente au service Prest’IJ, nous ne pouvons vous envoyer de mail de notification d’arrêts de travail à déclarer/compléter.

Votre Espace Employeur vous permet de déclarer une prolongation d’arrêt de travail d’un salarié. Rubrique « Déclarer un arrêt de travail », puis « Prolonger un arrêt de travail ». Recherchez le salarié avec les deux premières lettres de son nom, puis complétez le formulaire (date de début, date de fin, salaire et montant d’indemnité journalière sécurité sociale) et validez.

Pour déclarer une invalidité, allez dans la rubrique « Demander une indemnisation », puis « Déclarer une invalidité ». Téléchargez le formulaire, complétez-le.
Votre demande doit être accompagnée des pièces suivantes :
- la copie de la notification définitive de mise en invalidité délivrée par la sécurité sociale où figure le montant annuel alloué à votre salarié par cet organisme
- la copie du premier décompte de pension d'invalidité de la sécurité sociale
- la copie de l'avis de non-imposition du salarié au titre de l'année N-1
- les copies des bulletins de salaire (se référer à votre contrat)
- le relevé d'identité bancaire de votre salarié
- une attestation sur l'honneur de votre salarié indiquant qu'il ne perçoit aucun autre revenu que la rente de la sécurité sociale
- toute autre pièce justificative nous informant de la situation de votre salarié (certificat de travail, attestation de présence dans l'effectif sans rémunération, notification et décomptes d'allocations pôle emploi, activité à temps partiel).
Envoyez l’ensemble des documents à votre centre de gestion par les voies habituelles.

Pour déclarer le décès de l’un de vos salariés, allez dans la rubrique « Demander une indemnisation », puis « Déclarer un décès ». Téléchargez le formulaire et complétez-le.
Votre demande doit être accompagnée des pièces suivantes :
- l’acte de décès (si celui-ci n'a pas déjà été envoyé)
- le certificat médical attestant la cause naturelle ou non du décès
- le bulletin de désignation de bénéficiaires le cas échéant
- les copies des bulletins de salaire (se référer à votre contrat)
- la copie complète du livret de famille
- un acte de notoriété ou une dévolution successorale le cas échéant
- les copies d'une pièce d'identité des bénéficiaires en vigueur au jour du décès
- le(s) relevé(s) d'identité bancaire du(des) bénéficiaire(s)
- toute autre pièce justificative nous informant de la situation du salarié défunt ou des bénéficiaires.
Envoyez l’ensemble des documents à votre centre de gestion par les voies habituelles.